Gestão de processo

Gestão de Documentos

Documentos são registros de eventos, e, em geral, contém informações que podem ser demandadas a qualquer tempo em função de variáveis externas incontroláveis. Assim, a organização inteligente, bem como o armazenamento seguro são primordiais para a agilidade dos negócios e a longevidade da empresa. Além disso, a gestão de documentos trata de aspectos legais, gerenciais e metodológicos e sua ausência implica em problemas da mesma ordem e proporção.

A Cibia dispõe de soluções com procedimentos padronizados e otimizados de armazenagem, organização, indexação, recuperação e acesso aos documentos corporativos, possibilitando que sua empresa obtenha redução de riscos e custos e, por conseqüência, maior produtividade.

Desafios

  • Pouca precisão na recuperação de documentos
  • Gasto excessivo de tempo na busca de documentos
  • Falta de controle de acervos
  • Grande utilização de espaço para guarda
  • Pouca segurança
  • Altos custos com fotocopias e impressões

Soluções

  • Organização do acervo (físico e eletrônico)
  • Automatização da localização
  • Plano de vida útil dos documentos
  • Vocabulário Controlado para indexação
  • Estrutura de Assuntos para organização dos documentos
  • Categorização de documentos

Resultados

  • Eficácia nas consultas e localização de documentos
  • Agilidade no acesso aos registros
  • Mitigação de riscos ligados aos acervos fiscais e trabalhistas
  • Eliminação do extravio de documentos
  • Redução abrupta dos custos com fotocópias

Teste

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